Stappenplan bij overstap

Graag nodigen wij u uit voor een kennismakingsgesprek om u beter te leren kennen, zodat wij advies kunnen geven afgestemd op uw specifieke situatie. Tijdens het gesprek kunnen onderstaande onderwerpen ter sprake komen.

• Wat zijn uw verwachtingen?
• Hoe is de administratie nu opgezet?
• Welke software gebruikt u momenteel voor de facturatie?
• Welke zaken wilt u onveranderd hebben na overstap?
• Heeft u personeel in dienst? Wie doet de salarisverwerking?
• Is er een achterstand in de boekhouding?
• Zijn er belangrijke ontwikkelingen in de nabije toekomst zoals bijvoorbeeld het kopen van een huis, het openen van nieuwe winkels of de aanschaf van een bedrijfsauto?
• Hoe en wanneer levert u de administratie aan? Maandelijks of per kwartaal?
• Hoeveel transacties zijn er per maand?
• Welk pakket past er bij de onderneming en wat zijn de maandelijkse kosten?

Informeer op tijd: Meld de overstap schriftelijk en houd rekening met eventuele opzegtermijnen.

Vraag om overdrachtsdocumenten: Vraag uw huidige boekhouder om alle benodigde gegevens over te dragen (bijv. digitale bestanden, inloggegevens, kolommenbalans, jaarrekening, grootboekkaarten, openstaande debiteuren en crediteuren per jaareinde, aflosschema’s leningen, activalijst).

Deel relevante gegevens: Geef de nieuwe boekhouder toegang tot alle benodigde informatie (bijv. bankgegevens, software, administratie).

Controleer de overdracht: Zorg dat alle gegevens correct zijn overgedragen en dat er niets mist.

Stel een startdatum vast: Spreek af wanneer de nieuwe boekhouder officieel start.

Maak afspraken: Bespreek verwachtingen, communicatielijnen en het frequentie van overleg.

Implementeer nieuwe systemen: Wij kijken of de verschillende systemen met elkaar te koppelen zijn om zo efficiënt mogelijk te kunnen werken.

Evalueer regelmatig: Bekijk na een paar maanden of de samenwerking naar wens verloopt.

Beëindig toegangen: Zorg dat de oude boekhouder geen toegang meer heeft tot systemen en/of gegevens.

Bedank voor de samenwerking: Houd het professioneel en bedank uw oude boekhouder voor de geleverde diensten.

Houd overzicht: Zorg dat u altijd op de hoogte bent van uw eigen financiële situatie, ook als de boekhouder het werk uitvoert.

Vraag om updates: Vraag regelmatig om updates en rapportages.